Tingkatkan Kualitas Penyimpanan Arsip, Pj. Walikota Wahyu Resmikan Depot Arsip Kota Malang
Rabu, 27 Desember 2023
Malangpariwara.com – Pj. Walikota Malang, Dr. Ir. Wahyu Hidayat, MM. meresmikan Gedung Depot Arsip Kota Malang di area Islamic Center Kota Malang, Rabu (27/12/2023).
Wahyu meminta agar Depot Arsip Kota Malang dapat dimanfaatkan penggunaannya secara maksimal. Gedung ini dibangun sebagai ruang penyimpanan arsip, dengan struktur khusus guna memenuhi kebutuhan terhadap perlindungan, pemeliharaan dan perawatan arsip.
“Depot Arsip ini kewajiban dan salah satu tugas pokok Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip ini penting dan memang harus dijaga, seperti arsip dinamis maupun statis, ini yang memang sesuai dengan fungsinya harus disimpan di sini,” ucap Wahyu.
Lebih lanjut wahyu juga meminta agar seluruh Perangkat Daerah mempercayakan penyimpanan dan pengelolaan arsipnya ke Depot Arsip Kota Malang.
“Saya minta agar seluruh Perangkat Daerah mempercayakan arsipnya untuk dikelola di Depot Arsip Kota Malang. Jadi semua terkait arsip Perangkat Daerah yang ada, itu juga harus menyimpan arsipnya disini. Tentu dengan dibangunnya Depot Arsip ini karena arsip-arsip ini menjadi penting ketika dikemudian hari dibutuhkan. Selain itu bisa menghemat ruang penyimpanan arsip di tiap kantor perangkat daerah,” terangnya.
Wahyu juga menyebut bahwa penyimpanan arsip di Depot Arsip Kota Malang terkelola dengan baik. Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Malang memiliki sejumlah Arsiparis yang bertugas untuk mengelola dan menyimpan arsip sesuai ketentuan.
“Dalam pengelolaan arsip di sini memiliki banyak SOP dan suatu teknik tersendiri. Sehingga dapat terjaga keamanan dan kerahasiaannya serta dapat tersimpan dengan baik. Apabila diperlukan sewaktu-waktu maka akan dengan mudah diambil. Jadi sarana prasarana ini untuk mendukung terkait dengan kearsipan,” terang Wahyu.
Dalam penggunaannya, imbuh Wahyu, akan ada ketentuan mana arsip yang boleh dipergunakan atau diakses oleh publik dan mana yang dikecualikan.
Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah (Dispussipda) Kota Malang Yayuk Hermiati mengatakan, Depot Arsip tersebut akan menjadi fasilitas kearsipan terbesar di Kota Malang. Dan salah satunya bakal digunakan untuk menampung dan menyimpang jutaan arsip berharga yang dimiliki Kota Malang. Selain itu menurut Yayuk, nantinya depot arsip itu juga akan memiliki fungsi mengalihmediakan arsip. Dimana hal itu juga juga sesuai dengan standar kearsipan. Setidaknya nanti akan ada sebanyak 9 orang arsiparis yang bakal bertugas mengalihmediakan arsip fisik ke bentuk digital.
Ia mengatakan, ada beberapa kriteria terkait arsip yang nanti akan disimpan di depot arsip. Kriteria yang utama adalah berharga arsip yang usianya lebih dari 10 tahun. Beberapa arsip penting seperti data pemerintahan, dokumen sejarah, dan lain lain menjadi arsip yang bisa di masukan dan disimpan ke depot arsip. Ia juga telah meminta kepada seluruh OPD untuk memilah arsip yang dinilai berharga.
“Kami sudah minta seluruh perangkat daerah memilah arsip berharga mereka. Yang usia sudah lebih dari 10 tahun bisa langsung dibawa ke Depot Arsip. Ini yang sudah banyak kita terima arsip arsip dari DPUPRPKP. Arsip seperti IMB,” terang Yayuk.
Selebihnya sosialisasi penyimpanan arsip berharga Kota Malang akan terus digencarkan. Karena penyimpanan arsip berharga sangat penting untuk menjaga big data Kota Malang.(Djoko W)
